Ten dokument opisuje, jakie dane osobowe zbieramy w związku z korzystaniem ze strony usefluo.pl oraz z systemu fluo, w jakim celu je przetwarzamy i jakie prawa Ci przysługują.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze stroną usefluo.pl jest fluo, ul. Targowa 6/5, 72-010 Police / ul. Cyfrowa 2-8, Szczecin. Kontakt w sprawach danych osobowych: kontakt@fluoapp.pl.
W zakresie danych pracowników terenowych wprowadzonych do systemu fluo przez firmę korzystającą z usługi, administratorem jest ta firma, a my działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia.
2. Jakie dane zbieramy
- Dane z formularza kontaktowego: imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie nazwa firmy, telefon i liczba pracowników oraz treść wiadomości.
- Dane techniczne serwera: adres IP, data i godzina żądania, typ przeglądarki — zapisywane w logach serwera i wykorzystywane wyłącznie do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki.
- Dane użytkowników systemu fluo (konta, czas pracy, lokalizacja w trakcie zmiany, zdjęcia, wiadomości) — przetwarzane na zlecenie firmy będącej klientem.
3. Cel i podstawa prawna
- Odpowiedź na zapytanie z formularza — art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO (podjęcie działań przed zawarciem umowy oraz prawnie uzasadniony interes w prowadzeniu korespondencji).
- Zapewnienie bezpieczeństwa i stabilności serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Realizacja umowy o świadczenie usługi fluo — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Wypełnienie obowiązków podatkowych i rachunkowych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Lokalizacja pracowników
System fluo zbiera dane lokalizacyjne wyłącznie w trakcie aktywnej zmiany pracy, rozpoczętej świadomym działaniem pracownika w aplikacji. Naciśnięcie przycisku zakończenia pracy przerywa zbieranie danych.
Dostęp do lokalizacji mają wyłącznie właściciel i koordynatorzy firmy zatrudniającej pracownika. Klienci korzystający z portalu nie widzą pozycji ani trasy.
Obowiązek poinformowania pracowników o monitoringu oraz wprowadzenia go zgodnie z Kodeksem pracy spoczywa na pracodawcy — udostępniamy wzór klauzuli informacyjnej.
5. Okres przechowywania
- Korespondencja z formularza kontaktowego: do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu.
- Logi serwera: do 90 dni.
- Dane w systemie fluo: przez czas obowiązywania umowy z firmą i do 30 dni po jej zakończeniu, chyba że przepisy wymagają dłużej.
6. Odbiorcy danych
Dane mogą być powierzane dostawcom infrastruktury (hosting serwerów w Unii Europejskiej, dostawca poczty wychodzącej, magazyn obiektowy na zdjęcia) wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi i na podstawie umów powierzenia.
Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do państw trzecich bez podstawy prawnej.
7. Twoje prawa
- Prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii.
- Prawo do sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania.
- Prawo do przenoszenia danych.
- Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie.
- Prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Pliki cookie
Strona usefluo.pl nie używa plików cookie do celów marketingowych ani analitycznych. Nie osadzamy zewnętrznych skryptów śledzących ani pikseli reklamowych.
9. Usunięcie konta i danych
Konto w aplikacji mobilnej fluo zakłada pracodawca, a nie pracownik — dlatego usunięcia konta i danych żąda się u nas, a nie z poziomu aplikacji. Wyślij wiadomość na kontakt@fluoapp.pl z adresu powiązanego z kontem albo poproś swojego koordynatora o przekazanie żądania. Realizujemy je w ciągu 30 dni.
Usuwamy: konto i dane logowania, zdjęcie profilowe, treść wiadomości czatu, punkty lokalizacji oraz zdjęcia dokumentacyjne. Zachowujemy zapisy czasu pracy w zakresie, w jakim wymagają tego przepisy prawa pracy i przepisy podatkowe wiążące Twojego pracodawcę — to on jest administratorem tych danych. Po upływie okresu przechowywania dane są usuwane.
10. Zmiany polityki
Aktualna wersja polityki jest zawsze dostępna pod tym adresem. Data ostatniej aktualizacji widnieje na górze dokumentu.